Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ. Nó đang ngày càng được hoàn thiện và hiện đại hóa, mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng.
Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng tử có định nghĩa: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.
Như vậy, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Gồm 02 loại đó là hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử có nhiều lợi ích, cụ thể:
Một là, tiết kiệm chi phí, thời gian, đảm bảo an toàn, tiện lợi và quản lý dễ dàng: Tiết kiệm chi phí mua hóa đơn, chi phí vận chuyện giảm; giảm chi phí liên quan đến quy trình phát hành hóa đơn; không mất thời gian chờ đợi hóa đơn - vì kế toán chỉ mất từ 3-5s để xuất hóa đơn và khách hàng nhận được ngay sau đó; không mất không gian để tiến hành lưu trữ hóa đơn như hóa đơn giấy;.. và
Hai là, đối với các cơ quan quản lý. Khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế sẽ có hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ về hóa đơn để phục vụ cho việc thanh, kiểm tra thuế và phân tích rủi ro về thuế của các doanh nghiệp. Không những vậy, nó còn giúp hạn chế được việc xuất hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích do khi cán bộ thuế nhập thông tin về các doanh nghiệp này thì phần mềm sẽ tự động dừng không cho phép xuất hóa đơn; và giảm thời gian, thủ tục hành chính khi các cơ quan quản lý khác của Nhà nước cần kiểm tra đối chiếu hóa đơn.
Ba là, đối với xã hội. Việc các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khắc phục được tình trạng sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, hóa đơn khống,… giúp bảo vệ lợi ích hợp pháp của người tiêu dùng, của khách hàng do họ được sử dụng các hàng hóa có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng; các giao dịch được thực hiện minh bạch; tạo môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp.
Về đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử được quy định theo Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, bao gồm: Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác; đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, với doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh khác không bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01/7/2022 nếu đáp ứng đủ 02 điều kiện sau: Thành lập trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022 và chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định./.
Linh Chi