Trong hoạt động thương mại, việc sử dụng hóa đơn không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là minh chứng cho tính hợp pháp của giao dịch. Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định rõ quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đồng thời xác định trách nhiệm của người mua trong việc nhận và sử dụng hóa đơn hợp lệ. Đây là cơ sở để nâng cao trách nhiệm pháp lý giữa các bên, đảm bảo công bằng và minh bạch trong môi trường kinh doanh hiện đại. Cụ thể như sau:
1. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Điều 55 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
+ Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có quyền:
a) Tạo hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để sử dụng nếu đáp ứng các yêu cầu theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14;
b) Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp và đối tượng quy định tại khoản 1, 3, 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14;
c) Sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo quy định tại Điều 24 Nghị định này;
d) Sử dụng hóa đơn hợp pháp để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh;
đ) Khiếu kiện các tổ chức, cá nhân có hành vi xâm phạm các quyền tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn hợp pháp.
+ Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có nghĩa vụ:
a) Lập và giao hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng;
b) Quản lý các hoạt động tạo hóa đơn theo quy định tại Nghị định này;
c) Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 15 Nghị định này nếu sử dụng hóa đơn điện tử và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 Nghị định này;
d) Công khai cách thức tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán tới người mua hàng hóa, dịch vụ;
đ) Báo cáo việc sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này;
e) Gửi gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế đối với trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
2. Trách nhiệm của người mua hàng hóa, dịch vụ
- Điều 56 Nghị định 123/2020/NĐ-CP(sửa đổi bổ sung bởi Khoản 36 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định:
+ Người mua hàng hóa, dịch vụ có quyền:
a) Yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ.
b) Cung cấp chính xác thông tin cần thiết để người bán lập hóa đơn.
c) Ký các liên hóa đơn đã ghi đầy đủ nội dung trong trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua ký trên hóa đơn.
d) Tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán.
đ) Sử dụng hóa đơn hợp pháp theo quy định pháp luật cho các hoạt động kinh doanh; để chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ; xổ số hoặc được bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật; được dùng để hạch toán kế toán hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán; kê khai các loại thuế; đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và để kê khai thanh toán vốn ngân sách nhà nước theo các quy định của pháp luật. Hóa đơn dùng cho mục đích này phải là hóa đơn có thông tin xác định được người mua.
+ Người mua hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm:
a) Sử dụng hóa đơn đúng mục đích.
b) Cung cấp thông tin trên hóa đơn cho các cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu, trường hợp sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì phải cung cấp hóa đơn bản gốc, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện quy định về việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
Việc tuân thủ đúng quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm trong sử dụng hóa đơn là yếu tố then chốt để xây dựng quan hệ giao dịch minh bạch, hợp pháp. Các bên liên quan cần chủ động thực hiện đúng quy định nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng và góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
Ngô Dũng