1. CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ LÀ GÌ?
Theo khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng: công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử, tuân thủ nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Công chứng và các nguyên tắc sau đây:
- Bảo đảm an ninh, an toàn, bảo vệ thông điệp dữ liệu và bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật; thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
- Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 63 của Luật Công chứng.
Theo Điều 48 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP: công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự. Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng đối với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.
2. LỢI ÍCH CỦA CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ?
Tiết kiệm thời gian, chi phí: Công chứng điện tử giúp giảm giấy tờ, thời gian chờ đợi và chi phí in ấn, đi lại, lưu trữ hồ sơ cho người dân và doanh nghiệp
Thuận tiện khi giao dịch từ xa: Người dân có thể thực hiện một số thủ tục công chứng bằng phương thức điện tử, thuận lợi khi các bên ở xa nhau và giảm việc phải đi lại nhiều lần.
An toàn, bảo mật: Việc sử dụng định danh điện tử, chữ ký số và các phương thức xác thực điện tử giúp xác định chính xác người tham gia giao dịch, hạn chế nguy cơ giả mạo giấy tờ, văn bản.
3. CÁC HÌNH THỨC CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ?
Theo Điều 65 Luật Công chứng: công chứng điện tử được thực hiện theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến.
- Công chứng điện tử trực tiếp là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.
- Công chứng điện tử trực tuyến là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm, giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.
4. GIÁ TRỊ PHÁP LÝ CỦA VĂN BẢN CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ?
Theo Điều 64 Luật Công chứng: văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng.
Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan và là cơ sở để các bên tham gia giao dịch đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch đã được công chứng.
Văn bản công chứng điện tử có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
5. ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG DỊCH VỤ CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ?
Theo khoản 1 Điều 50 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, người tham gia giao dịch công chứng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam; hoặc chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử hoặc được xác thực, cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNeID hoặc ứng dụng khác tại thời điểm tham gia giao dịch để đồng bộ tài khoản và cấp chứng thư chữ ký số theo quy định của pháp luật.
6. TRÌNH TỰ CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ TRỰC TIẾP?
Theo Điều 52 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, trình tự công chứng điện tử trực tiếp được thực hiện như sau:
Bước 1: Người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện các công việc theo khoản 1 và khoản 2 Điều 43 Luật Công chứng.
Bước 2: Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tiếp trên nền tảng công chứng điện tử. Giao dịch phải bao gồm tài khoản của công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có).
Bước 3: Công chứng viên tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng.
Bước 4: Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
Bước 5: Khi đồng ý với toàn bộ nội dung dự thảo, người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ theo quy định tại khoản 7 Điều 42 của Luật Công chứng để công chứng viên đối chiếu.
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có). Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử để thực hiện lưu trữ.
Bước 6: Công chứng viên nhận diện, xác thực nhân thân của người tham gia giao dịch và trực tiếp chứng kiến người tham gia ký số vào văn bản giao dịch.
Bước 7: Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số của người tham gia giao dịch; sau đó ký số và gắn dấu thời gian vào lời chứng.
Bước 8: Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian, thực hiện thu phí công chứng, thu giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và các chi phí khác có liên quan, sau đó gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký.
Bước 9: Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử theo quy định.
7. TRÌNH TỰ CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN?
Theo Điều 53 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, trình tự công chứng điện tử trực tuyến được thực hiện như sau:
Bước 2: Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng quy định tại Điều 44 của Luật Công chứng tiến hành khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến gồm tài khoản của các công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có), thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu.
Bước 3: Công chứng viên khởi tạo giao dịch tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng.
Bước 5: Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ theo quy định tại khoản 7 Điều 42 của Luật Công chứng để công chứng viên đối chiếu.
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có). Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử để các công chứng viên, người tham gia giao dịch tại các điểm cầu cùng đối chiếu.
Bước 6: Công chứng viên nhận diện, xác thực nhân thân người tham gia giao dịch và tính hợp pháp, xác thực của giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.
Bước 7: Công chứng viên tại các điểm cầu kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký trước sự chứng kiến của mình, ký xác nhận vào văn bản giao dịch bằng chữ ký số. Công chứng viên đã khởi tạo giao dịch công chứng điện tử kiểm tra tính hợp lệ đối với chữ ký số của toàn bộ người tham gia giao dịch và công chứng viên tại các điểm cầu đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.
Bước 8: Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian; thu phí công chứng, thu giá dịch vụ và các chi phí khác có liên quan; gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký.
Bước 9: Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử, chia sẻ quyền truy cập văn bản công chứng cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở các điểm cầu còn lại đã tham gia chứng nhận giao dịch.
8. NHỮNG LƯU Ý KHI THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ?
Để bảo đảm an toàn thông tin và quyền, lợi ích hợp pháp của mình, người dân cần lưu ý:
- Lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng các điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử theo khoản 2 Điều 63 Luật Công chứng và Điều 49 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP;
- Sử dụng chữ ký số đáp ứng điều kiện tại khoản 1 Điều 50 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP;
- Cung cấp đầy đủ, chính xác, trung thực các thông tin và giấy tờ liên quan đến giao dịch;
- Đọc kỹ toàn bộ nội dung văn bản, nhất là thông tin về chủ thể, tài sản, giá trị giao dịch, phương thức thanh toán, thời hạn và quyền, nghĩa vụ của các bên trước khi ký số;
- Không cung cấp mật khẩu, mã OTP, thiết bị ký số hoặc thông tin xác thực cho người khác;
- Kiểm tra chữ ký số, dấu thời gian, QR - Code, đường link hoặc mã tham chiếu sau khi nhận văn bản;
- Lưu giữ tệp văn bản điện tử gốc và tạo bản sao dự phòng tại phương thức lưu trữ an toàn;
- Yêu cầu cung cấp hóa đơn, chứng từ đối với phí công chứng, giá dịch vụ và các khoản chi phí đã nộp;
- Thông báo ngay cho tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền khi phát hiện dấu hiệu giả mạo, lừa đảo, sửa đổi văn bản hoặc sử dụng trái phép thông tin cá nhân.
Ngọc Bích