Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng được đẩy mạnh, việc giao kết hợp đồng lao động bằng phương thức điện tử góp phần đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo thuận lợi cho người lao động, người sử dụng lao động. Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 của Chính phủ quy định về hợp đồng lao động điện tử, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2026, đã thiết lập cơ sở pháp lý cụ thể cho việc giao kết và thực hiện loại hợp đồng này.
Theo quy định, chủ thể tham gia giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử gồm người lao động; người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động; và nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử, hay còn gọi là nhà cung cấp eContract, đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua hệ thống eContract. Hệ thống này phải đáp ứng các yêu cầu về sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số; bảo mật thông tin; lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu; định danh, xác thực đúng chủ thể; xác nhận sự đồng ý của các bên đối với nội dung hợp đồng; chứng thực hợp đồng trước khi gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh. Đồng thời, eContract phải có khả năng chuyển đổi giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy, hỗ trợ thống kê, báo cáo, kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và bảo đảm an toàn thông tin mạng.
Đối với người lao động và người sử dụng lao động, các bên phải có giấy tờ tùy thân hoặc tài khoản định danh điện tử hợp lệ. Trường hợp người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã hoặc hộ gia đình thì phải có giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý và giấy tờ của người đại diện theo pháp luật. Các bên tham gia giao kết còn phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Nhà cung cấp eContract phải có giải pháp công nghệ phục vụ việc thu thập, kiểm tra, đối chiếu thông tin và dữ liệu sinh trắc học để bảo đảm định danh, xác thực đúng chủ thể. Bên cạnh đó, nhà cung cấp phải có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, trong đó có dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện qua các bước cơ bản gồm: tạo lập hợp đồng trên eContract; định danh và xác thực chủ thể; ký số, gắn dấu thời gian; chứng thực thông điệp dữ liệu. Trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh theo quy định.
Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng hoàn thành việc ký số, dấu thời gian được gắn kèm chữ ký số và thông điệp dữ liệu được nhà cung cấp eContract chứng thực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Việc nắm rõ các quy định về chủ thể, điều kiện kỹ thuật, phương thức giao kết và thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử sẽ giúp người lao động, người sử dụng lao động và các tổ chức cung cấp dịch vụ thực hiện đúng quy định, bảo đảm an toàn, minh bạch và hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình giao kết, thực hiện hợp đồng./.